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Come tenere il registro della tassa di soggiorno per affitti brevi

L'host che raccoglie la tassa di soggiorno (o contributo di soggiorno) agisce come agente contabile del Comune: raccoglie denaro per conto dell'amministrazione e lo versa trimestralmente. Come ogni agente contabile, ha l'obbligo implicito di documentare quello che ha riscosso.

Non esiste un formato unico imposto per legge nazionale: ogni Comune può avere le proprie indicazioni. In pratica, la documentazione serve a te per compilare correttamente la dichiarazione trimestrale, e al Comune per verificare in caso di controllo che quanto dichiarato corrisponda alle presenze effettive.

Cosa registrare per ogni soggiorno

Per ogni prenotazione soggetta alla tassa di soggiorno, annota:

  • Data di arrivo e data di partenza dell'ospite (o del gruppo).
  • Numero di ospiti soggetti al contributo (esclusi gli esenti).
  • Numero di notti soggette (fino al massimo previsto dal Comune — es. max 10 a Roma).
  • Importo riscosso per ciascun ospite (n. ospiti × tariffa × n. notti soggette).
  • Eventuali esenzioni: per ogni ospite esente, annota il motivo (disabilità L. 104, minore, ecc.) e conserva il documento che certifica l'esenzione.
  • Canale di prenotazione: utile per verificare se il portale ha già gestito la raccolta in autonomia.

In che formato tenere il registro

Non esiste un formato imposto dalla legge nazionale. Puoi usare:

  • Foglio Excel o CSV: una riga per prenotazione, colonne per data, ospiti, notti, importo, note. Semplice e esportabile.
  • Piattaforma del Comune: alcuni Comuni (es. Roma con GECOS) conservano automaticamente lo storico delle dichiarazioni. Fai uno screenshot o scarica il riepilogo periodicamente.
  • Gestionale o PMS: se usi un software gestionale, verifica se produce un report della tassa di soggiorno riscossa — molti lo fanno.
  • Ricevute delle prenotazioni: se Airbnb o Booking gestiscono la raccolta della tassa per il tuo Comune, scarica i report mensili del portale che indicano l'importo raccolto.

Come documentare le esenzioni

Le presenze esenti vanno comunque dichiarate nella comunicazione trimestrale, separatamente dalle presenze soggette. Per ogni ospite esente conserva:

  • Per disabili gravi (L. 104/1992): copia della certificazione di invalidità o dichiarazione scritta dell'ospite con autocertificazione.
  • Per il caregiver familiare: copia del documento che attesta la qualifica di caregiver.
  • Per i minori: data di nascita annotata dalla prenotazione o dal documento di identità mostrato al check-in.
  • Per le altre categorie esenti previste dal Comune: il documento specifico indicato dal regolamento comunale.

Quanto conservare i documenti

Conserva il registro e tutta la documentazione di supporto per almeno 5 anni dalla dichiarazione a cui si riferiscono. Il termine di prescrizione ordinario per le sanzioni in materia di tributi locali è di 5 anni, ma alcune Questioni possono andare oltre. Per stare sul sicuro, conserva per 7 anni.

Non serve conservare copie cartacee: i file digitali (Excel, PDF, screenshot del portale comunale) sono sufficienti, purché siano leggibili e non modificabili a posteriori.

Cosa succede in caso di controllo

Se il Comune effettua un controllo sul tuo operato, ti chiederà di dimostrare che quanto dichiarato nella comunicazione trimestrale corrisponde alle presenze effettive. Avere un registro ordinato con i dati per prenotazione è la prova più semplice da produrre.

Se non hai mai tenuto un registro e ricevi un avviso di accertamento, ricostruisci le presenze dai messaggi di prenotazione (Airbnb, Booking, e-mail) e presentati con quello. L'importante è collaborare e mostrare buona fede.

Domande frequenti

Se Airbnb raccoglie la tassa per me, devo comunque tenere un registro?
Sì, è buona pratica. Scarica periodicamente il report di Airbnb che mostra l'importo della tassa raccolta e il numero di notti. Ti serve per verificare che la dichiarazione al Comune corrisponda a quanto raccolto dal portale.
Quante notti vanno conteggiate se l'ospite si ferma 15 notti?
Dipende dal regolamento del Comune. A Roma, ad esempio, il contributo si applica sulle prime 10 notti consecutive per ospite: per un soggiorno di 15 notti, il contributo è dovuto solo per 10 notti. Verifica il regolamento del tuo Comune per il limite esatto.
Devo emettere una ricevuta agli ospiti per la tassa di soggiorno?
Sì, è buona pratica (e in alcuni casi richiesta dal regolamento comunale) fornire all'ospite un documento separato che indica l'importo del contributo di soggiorno addebitato. Può essere una nota nella conferma di prenotazione o un documento separato al check-in.

Fonti

Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce la consulenza di un professionista. Le norme cambiano: verifica sempre sulle fonti ufficiali la versione aggiornata.