Check-in di persona o self check-in: cosa dice la legge per gli affitti brevi

L'obbligo di identificare gli ospiti non è nuovo. L'articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (R.D. 18 giugno 1931, n. 773) stabilisce da sempre che i gestori di strutture ricettive devono rilevare le generalità degli alloggiati "esibendo un documento di identità". Non basta ricevere una foto del documento via WhatsApp: l'esibizione richiede la presenza fisica della persona con il documento originale.

Le modalità telematiche di trasmissione alla Questura (il portale Alloggiati Web, disciplinato dal D.M. Interno 7 gennaio 2013) riguardano solo la comunicazione dei dati — non sostituiscono il controllo documentale al momento dell'arrivo.

Con la circolare n. 557/ST/221.3.1.0 del 18 novembre 2024, il Ministero dell'Interno ha chiarito in modo esplicito che le procedure di check-in "da remoto" — ovvero tramite key box, pulsantiere elettroniche o invio di codici senza verifica in presenza — non soddisfano gli obblighi dell'art. 109 TULPS.

La ragione è semplice: con un check-in completamente automatizzato non c'è nessuno che verifichi che il documento presentato corrisponda alla persona che si trova davanti. L'obbligo è quello di rilevare i dati dall'originale del documento, non solo di raccogliere una copia digitale.

La circolare si applica a tutte le strutture ricettive e agli affitti brevi, inclusi quelli tra privati (D.L. 113/2018, art. 19).

Dopo la circolare del 2024, questi metodi da soli non sono sufficienti:

• Key box (cassette con codice per il ritiro delle chiavi) senza nessun controllo documentale in presenza.
• Codici di accesso via SMS o app inviati all'ospite senza verifica fisica dell'identità.
• Foto del documento ricevuta via WhatsApp o e-mail senza che nessuno abbia verificato l'originale.
• Portieri automatici e sistemi di check-in digitale che non prevedono la presenza fisica di una persona che identifichi l'ospite.

L'obbligo è che l'identificazione avvenga di persona — ma quella persona non deve essere necessariamente il proprietario dell'immobile. Puoi:

• Fare il check-in di persona tu stesso: la soluzione più semplice e diretta. Sei lì all'arrivo, verifichi il documento e consegni le chiavi.
• Delegare un incaricato: un familiare, un collaboratore, un addetto alla portineria o un servizio di check-in professionale. L'importante è che qualcuno verifichi fisicamente il documento al momento dell'arrivo.
• Affidarsi a un property manager: se gestisci l'immobile tramite un'agenzia, spesso include il servizio di check-in fisico.
• Usare un servizio di check-in terzo: esistono servizi professionali che si occupano dell'accoglienza fisica degli ospiti per conto dell'host.

Il key box come strumento di consegna delle chiavi non è vietato in sé — il problema è usarlo come unico strumento di accoglienza. Se prima dell'arrivo c'è stato un controllo documentale in presenza (o se un incaricato è stato presente al check-in), il key box può essere usato per consegnare le chiavi in un secondo momento senza particolari problemi.

La circolare del 2024 non vieta la tecnologia: vieta la mancanza di identificazione. Qualsiasi soluzione tecnologica che garantisca la verifica fisica del documento (ad esempio tramite videochiamata con verifica dal vivo, oppure con un incaricato fisicamente presente) deve essere valutata caso per caso. In caso di dubbio, la strada più sicura è la presenza fisica.

L'omessa o irregolare comunicazione dei dati degli ospiti è prevista dall'art. 109, comma 3, TULPS come violazione punibile con arresto fino a 3 mesi o ammenda fino a 206 euro. È una sanzione penale, non solo amministrativa.

Oltre a questo, chi non identifica correttamente gli ospiti può incorrere in responsabilità in caso di eventi gravi (incidenti, reati commessi da ospiti non identificati) che coinvolgano la struttura.

Norma si occupa della parte a valle del check-in fisico: una volta che hai identificato l'ospite e raccolto i suoi dati, prepara automaticamente la schedina per la comunicazione ad Alloggiati Web. Tu verifichi e confermi con un click — senza dover inserire manualmente ogni dato, senza rischiare errori di battitura, senza dimenticare la scadenza delle 24 ore.

Il check-in fisico rimane necessariamente tuo (o del tuo incaricato): Norma entra in gioco subito dopo, per eliminare la parte più tediosa e rischiosa dell'adempimento burocratico.